1. Cel

Callan Online zobowiązuje się do ochrony i promowania dobrostanu wszystkich uczniów poniżej 18. roku życia. Dobrostan i bezpieczeństwo dziecka są najważniejsze.

Niniejsza Procedura Rozpatrywania Skarg i Obaw Dotyczących Ochrony zapewnia jasny proces zgłaszania, zarządzania i rozwiązywania skarg lub obaw związanych z bezpieczeństwem, dobrostanem lub ochroną ucznia poniżej 18. roku życia.

Na potrzeby niniejszej Procedury obawa dotycząca ochrony może powstać niezależnie od tego, czy złożono formalną skargę. Wszelkie informacje sugerujące, że dziecko może być narażone na ryzyko krzywdy, będą traktowane jako obawa dotycząca ochrony i odpowiednio oceniane.

Wszystkie skargi i obawy będą traktowane poważnie i rozpatrywane szybko, odpowiednio oraz, w miarę możliwości, poufnie.

2. Zgłaszanie Skargi lub Obawy

Wszelkie skargi lub obawy związane z bezpieczeństwem lub dobrostanem ucznia poniżej 18. roku życia należy zgłaszać Wyznaczonemu Koordynatorowi ds. Ochrony (DSL), z kopią komunikatu dla Zastępcy Wyznaczonego Koordynatora ds. Ochrony (DDSL).

Zgłoszenia powinny być dokonywane najlepiej drogą e-mailową. W sytuacji awaryjnej należy niezwłocznie skontaktować się z DSL lub DDSL telefonicznie.

Zgłoszenie powinno zawierać, w miarę możliwości:

• Imię i nazwisko dziecka.
• Charakter i powód skargi lub obawy.
• Imię i nazwisko odpowiedniego nauczyciela, lektora lub członka personelu.
• Wszelkie istotne obserwacje lub rozmowy.
• Datę i godzinę wszelkich istotnych incydentów.
• Wszelkie inne informacje, które mogą pomóc Callan Online w ocenie sprawy.

Jeśli skarga lub obawa dotyczy postępowania DSL, należy ją zgłosić wyłącznie do DDSL. Jeśli skarga lub obawa dotyczy postępowania DDSL, należy ją zgłosić wyłącznie do DSL. Ani DSL, ani DDSL nie powinni być odpowiedzialni za rozpatrywanie skargi lub obawy dotyczącej ich własnego postępowania.

Callan Online będzie, w zakresie rozsądnie i zgodnie z prawem możliwym, chronić tożsamość osoby zgłaszającej obawę dotyczącą ochrony i nie ujawni jej tożsamości bez potrzeby.

3. Co Nastąpi Dalej

Callan Online potwierdzi otrzymanie skargi lub obawy dotyczącej ochrony tak szybko, jak to rozsądnie możliwe, zwykle w ciągu 24 godzin. Potwierdzenie otrzymania nie oznacza koniecznie, że rozpoczęto dochodzenie lub że osiągnięto jakikolwiek wniosek.

DSL przeprowadzi wstępną ocenę dostępnych informacji i ustali, czy wymagane są natychmiastowe działania.

W przypadku gdy sprawa stwarza bezpośrednie lub poważne ryzyko dla dziecka, działania zostaną podjęte bez zwłoki.

Callan Online będzie dążyć do przekazania skarżącemu aktualizacji w ciągu 48 godzin, o ile będzie to rozsądnie możliwe. Jednak niektóre skargi mogą wymagać dalszego dochodzenia lub zaangażowania agencji zewnętrznych i dlatego mogą wymagać więcej czasu na rozwiązanie.

W stosownych przypadkach skarżący zostanie poinformowany o wyniku sprawy, z zastrzeżeniem wymogów poufności, ochrony danych oraz potrzeby ochrony prywatności i bezpieczeństwa wszystkich zaangażowanych osób.

4. Działania Podjęte po Otrzymaniu Skargi lub Obawy

Po otrzymaniu skargi lub zgłoszenia obawy DSL oceni sprawę i, w stosownych przypadkach, może podjąć jedno lub więcej z następujących działań.

4.1 Zebranie Dalszych Informacji

DSL może:

• Poprosić o dalsze informacje lub wyjaśnienia od skarżącego.
• Uzyskać odpowiednie informacje od zainteresowanego nauczyciela, lektora lub członka personelu.
• Przejrzeć odpowiednie zapisy dotyczące incydentu.
• Skontaktować się z rodzicem lub opiekunem dziecka, aby powiadomić ich o obawie i zebrać dalsze informacje, w stosownych przypadkach i jeśli jest to bezpieczne.

DSL zapewni, że wszelkie zbieranie informacji będzie prowadzone odpowiednio i nie naraży dziecka na dodatkowe ryzyko.

4.2 Ocena Ryzyka

DSL oceni i udokumentuje:

• Charakter skargi lub obawy.
• Stopień dotkliwości rzeczywistego lub potencjalnego ryzyka dla dziecka.
• Czy ryzyko jest bezpośrednie lub trwające.
• Czy mogą być dotknięte inne dzieci.
• Czy należy poinformować lub zaangażować agencje zewnętrzne.
• Jakie natychmiastowe działania ochronne, jeśli w ogóle, są wymagane.

Dobrostan i bezpieczeństwo dziecka pozostaną głównym czynnikiem branym pod uwagę w trakcie całego tego procesu.

4.3 Podjęcie Odpowiednich Działań

W zależności od charakteru i powagi skargi lub obawy, odpowiednie działania mogą obejmować jedno lub więcej z następujących:

• Natychmiastowe zakończenie lub zawieszenie wszelkich kontaktów między dzieckiem a odpowiednim nauczycielem, lektorem lub członkiem personelu podczas oceny sprawy.
• Poinformowanie nauczyciela, lektora lub członka personelu o skardze lub obawie, w stosownych przypadkach i jeśli nie stworzy to dodatkowych zagrożeń dla ochrony.
• Zapewnienie wskazówek, dodatkowego szkolenia lub instrukcji dla nauczyciela, lektora lub członka personelu.
• Uzgodnienie odpowiednich środków w celu rozwiązania wszelkich zidentyfikowanych niewłaściwych lub problematycznych zachowań.
• Wprowadzenie programu monitorowania lub dodatkowego nadzoru.
• Przeprowadzenie dodatkowych niezapowiedzianych przeglądów lekcji lub kontroli ochrony.
• Podjęcie działań dyscyplinarnych lub umownych, w stosownych przypadkach.
• Skontaktowanie się z rodzicem lub opiekunem dziecka, w stosownych przypadkach i jeśli jest to bezpieczne.
• Przekazanie sprawy policji, opiece społecznej ds. dzieci lub innej odpowiedniej agencji.
• Skontaktowanie się z odpowiednimi służbami ratunkowymi, jeśli uważa się, że dziecko jest w bezpośrednim niebezpieczeństwie.
• Udostępnienie odpowiednich informacji innym organom lub agencjom ochrony dzieci, jeśli jest to konieczne i zgodne z prawem.

W przypadku zaangażowania agencji zewnętrznych Callan Online będzie odpowiednio współpracować z ich procedurami i instrukcjami.

5. Dochodzenia

DSL ustali, jakie dalsze dochodzenie lub ocena są odpowiednie. W przypadku gdy sprawa dotyczy potencjalnego przestępstwa, kwestii ochrony dziecka lub innej poważnej obawy dotyczącej ochrony, DSL może przekazać sprawę odpowiedniemu organowi zewnętrznemu.

Wszelkie wewnętrzne dochodzenia będą prowadzone uczciwie, obiektywnie i z odpowiednim uwzględnieniem wymogów poufności i ochrony.

6. Rejestrowanie i Dokumentacja

DSL zapewni, że prowadzony jest odpowiedni rejestr:

• Otrzymanej skargi lub obawy.
• Daty i godziny jej zgłoszenia.
• Informacji dostarczonych przez skarżącego.
• Wszelkich dalszych zebranych informacji.
• Oceny dotkliwości i bezpośredniości wszelkiego ryzyka.
• Podjętych decyzji i powodów tych decyzji.
• Wszelkich wdrożonych działań lub interwencji.
• Wszelkich skierowań lub komunikacji z agencjami zewnętrznymi.
• Planowanego harmonogramu wszelkich interwencji lub działań następczych.
• Wyniku skargi lub obawy.

Zapisy będą przechowywane i przetwarzane w uzasadnionych celach ochrony, prawnych, regulacyjnych i operacyjnych i mogą być udostępniane odpowiednim osobom, organom lub agencjom ochrony dzieci, jeśli jest to konieczne i zgodne z prawem.

7. Działania Następcze i Monitorowanie

W przypadku gdy wymagana jest interwencja lub działanie naprawcze, DSL udokumentuje:

• Działanie, które ma zostać podjęte.
• Osobę odpowiedzialną za podjęcie działania.
• Harmonogram realizacji.
• Wszelkie ustalenia dotyczące monitorowania lub przeglądu.

DSL dokona przeglądu sytuacji w odpowiednich odstępach czasu, aby zapewnić, że:

• Wszelkie zidentyfikowane ryzyko zostało odpowiednio zminimalizowane.
• Uzgodnione działania zostały zakończone.
• Dziecko pozostaje bezpieczne.
• Wszelkie niezbędne dalsze działania zostały podjęte.
• Wyciągnięto wnioski, które pomogą zapobiec podobnym sytuacjom w przyszłości.

W stosownych przypadkach procedury ochrony, wytyczne dla personelu, szkolenia lub ustalenia dotyczące monitorowania mogą zostać poddane przeglądowi i zaktualizowane po rozpatrzeniu skargi lub obawy.

8. Wynik i Komunikacja

Po ocenie sprawy i, w stosownych przypadkach, przeprowadzeniu dochodzenia, DSL ustali wynik i wszelkie dalsze wymagane działania.

Skarżący zostanie zwykle poinformowany o odpowiedniej aktualizacji lub wyniku. Jednak Callan Online może nie być w stanie ujawnić pewnych informacji, jeśli mogłoby to:

• Naruszyć prywatność lub poufność innej osoby.
• Zaszkodzić dochodzeniu.
• Zakłócić pracę policji, opieki społecznej ds. dzieci lub innego organu.
• Stworzyć ryzyko dla ochrony.
• Być sprzeczne z obowiązującym prawem.

DSL zapewni, że ostateczny wynik i wszelkie działania następcze zostaną udokumentowane.

9. Sytuacje Awaryjne

Jeśli uważa się, że dziecko jest w bezpośrednim niebezpieczeństwie, należy niezwłocznie skontaktować się z odpowiednimi służbami ratunkowymi.

DSL lub DDSL muszą zostać następnie poinformowani tak szybko, jak to rozsądnie możliwe.

10. Świadomość Niniejszej Procedury

Wszyscy nauczyciele i członkowie personelu Callan Online zostaną zapoznani z niniejszą Procedurą Rozpatrywania Skarg i Obaw Dotyczących Ochrony w ramach ich obowiązków związanych z ochroną.

Wszyscy odpowiedni członkowie personelu i nauczyciele będą zobowiązani do zapoznania się i przestrzegania Polityki Ochrony Callan Online, Procedur Ochrony oraz Procedury Rozpatrywania Skarg i Obaw Dotyczących Ochrony.

 

Kontakty ds. Ochrony

Wyznaczony Koordynator ds. Ochrony (DSL)

Imię i nazwisko: Cecilia León
Telefon: +34 661344730
E-mail: cecilia.leon@callan.co.uk

Zastępca Wyznaczonego Koordynatora ds. Ochrony (DDSL)

Imię i nazwisko: Gavin Best
Telefon: +44 7931941688
E-mail: gavin.best@callan.co.uk