1. Scopo

Callan Online si impegna a tutelare e promuovere il benessere di tutti gli studenti di età inferiore ai 18 anni. Il benessere e la sicurezza del minore sono prioritari.

Questa Procedura per reclami e segnalazioni in materia di tutela dei minori fornisce un processo chiaro per segnalare, gestire e risolvere reclami o preoccupazioni relative alla sicurezza, al benessere o alla tutela di uno studente di età inferiore ai 18 anni.

Ai fini di questa Procedura, una preoccupazione relativa alla tutela dei minori può sorgere indipendentemente dal fatto che sia stato presentato o meno un reclamo formale. Qualsiasi informazione che suggerisca che un minore possa essere a rischio di danno sarà trattata come una preoccupazione relativa alla tutela dei minori e valutata di conseguenza.

Tutti i reclami e le preoccupazioni saranno trattati seriamente e gestiti tempestivamente, in modo appropriato e, ove possibile, in modo confidenziale.

2. Segnalazione di un reclamo o di una preoccupazione

Qualsiasi reclamo o preoccupazione relativa alla sicurezza o al benessere di uno studente di età inferiore ai 18 anni deve essere segnalato al Responsabile della Tutela dei Minori (DSL), con il Vice Responsabile della Tutela dei Minori (DDSL) in copia nella comunicazione.

Le segnalazioni dovrebbero idealmente essere effettuate via email. In caso di emergenza, il DSL o il DDSL devono essere contattati immediatamente per telefono.

La segnalazione dovrebbe includere, ove possibile:

• Il nome del minore.
• La natura e il motivo del reclamo o della preoccupazione.
• Il nome di qualsiasi insegnante, tutor o membro del personale coinvolto.
• Eventuali osservazioni o conversazioni rilevanti.
• La data e l’ora di qualsiasi incidente rilevante.
• Qualsiasi altra informazione che possa aiutare Callan Online a valutare la questione.

Se il reclamo o la preoccupazione riguarda la condotta del DSL, deve essere segnalato solo al DDSL. Se il reclamo o la preoccupazione riguarda la condotta del DDSL, deve essere segnalato solo al DSL. Né il DSL né il DDSL devono essere responsabili della gestione di un reclamo o di una preoccupazione relativa alla propria condotta.

Callan Online, per quanto ragionevolmente e legalmente possibile, proteggerà l’identità di qualsiasi persona che segnala una preoccupazione relativa alla tutela dei minori e non divulgherà la sua identità inutilmente.

3. Cosa succederà dopo

Callan Online confermerà la ricezione di un reclamo o di una preoccupazione relativa alla tutela dei minori il prima possibile e normalmente entro 24 ore. Una conferma di ricezione non indica necessariamente che sia stata avviata un’indagine o che sia stata raggiunta una conclusione.

Il DSL effettuerà una valutazione iniziale delle informazioni disponibili e determinerà se è richiesta un’azione immediata.

Quando una questione presenta un rischio immediato o grave per un minore, verrà intrapresa un’azione senza indugio.

Callan Online si propone di fornire al reclamante un aggiornamento entro 48 ore, ove ragionevolmente possibile. Tuttavia, alcuni reclami possono richiedere ulteriori indagini o il coinvolgimento di agenzie esterne e possono quindi richiedere più tempo per essere risolti.

Ove appropriato, il reclamante sarà informato dell’esito della questione, fatti salvi i requisiti di riservatezza, protezione dei dati e la necessità di proteggere la privacy e la sicurezza di tutte le persone coinvolte.

4. Azioni intraprese alla ricezione di un reclamo o di una preoccupazione

Alla ricezione di un reclamo o di una segnalazione di preoccupazione, il DSL valuterà la questione e, ove appropriato, potrà intraprendere una o più delle seguenti azioni.

4.1 Raccogliere ulteriori informazioni

Il DSL può:

• Richiedere ulteriori informazioni o chiarimenti al reclamante.
• Ottenere informazioni rilevanti dall’insegnante, dal tutor o dal membro del personale interessato.
• Esaminare i registri pertinenti relativi all’incidente.
• Contattare il genitore o il tutore del minore per avvisarli della preoccupazione e raccogliere ulteriori informazioni, ove appropriato e sicuro farlo.

Il DSL garantirà che qualsiasi raccolta di informazioni sia condotta in modo appropriato e non esporrà inutilmente il minore a ulteriori rischi.

4.2 Valutare il rischio

Il DSL valuterà e documenterà:

• La natura del reclamo o della preoccupazione.
• La gravità di qualsiasi rischio effettivo o potenziale per il minore.
• Se il rischio è immediato o continuativo.
• Se altri minori potrebbero essere coinvolti.
• Se le agenzie esterne devono essere informate o coinvolte.
• Quale azione protettiva immediata, se necessaria, è richiesta.

Il benessere e la sicurezza del minore rimarranno la considerazione primaria durante tutto questo processo.

4.3 Intraprendere azioni appropriate

A seconda della natura e della gravità del reclamo o della preoccupazione, le azioni appropriate possono includere una o più delle seguenti:

• Interrompere o sospendere immediatamente tutti i contatti tra il minore e l’insegnante, il tutor o il membro del personale interessato mentre la questione viene valutata.
• Informare l’insegnante, il tutor o il membro del personale del reclamo o della preoccupazione, ove appropriato e quando farlo non creerebbe ulteriori rischi per la tutela dei minori.
• Fornire orientamento, formazione aggiuntiva o istruzioni all’insegnante, al tutor o al membro del personale.
• Concordare misure appropriate per affrontare qualsiasi comportamento inappropriato o problematico identificato.
• Introdurre un programma di monitoraggio o una supervisione aggiuntiva.
• Effettuare revisioni delle lezioni non annunciate o controlli aggiuntivi sulla tutela dei minori.
• Intraprendere azioni disciplinari o contrattuali, ove appropriato.
• Contattare il genitore o il tutore del minore, ove appropriato e sicuro farlo.
• Segnalare la questione alla polizia, ai servizi sociali per l’infanzia o a un’altra agenzia appropriata.
• Contattare i servizi di emergenza appropriati se si ritiene che un minore sia in pericolo immediato.
• Condividere informazioni rilevanti con altre autorità o agenzie di protezione dei minori quando ciò è necessario e legale.

Quando sono coinvolte agenzie esterne, Callan Online collaborerà in modo appropriato con le loro procedure e istruzioni.

5. Indagini

Il DSL determinerà quale ulteriore indagine o valutazione sia appropriata. Quando una questione coinvolge un potenziale reato penale, una questione di protezione dei minori o un’altra grave preoccupazione relativa alla tutela dei minori, il DSL può segnalare la questione all’autorità esterna appropriata.

Qualsiasi indagine interna sarà condotta in modo equo, obiettivo e con adeguata considerazione per i requisiti di riservatezza e tutela dei minori.

6. Registrazione e documentazione

Il DSL garantirà che venga mantenuta una registrazione appropriata di:

• Il reclamo o la preoccupazione ricevuti.
• La data e l’ora in cui è stato segnalato.
• Le informazioni fornite dal reclamante.
• Eventuali ulteriori informazioni raccolte.
• La valutazione della gravità e dell’immediatezza di qualsiasi rischio.
• Le decisioni prese e le ragioni di tali decisioni.
• Eventuali azioni o interventi implementati.
• Eventuali segnalazioni o comunicazioni con agenzie esterne.
• Il calendario pianificato per qualsiasi intervento o follow-up.
• L’esito del reclamo o della preoccupazione.

I registri saranno conservati e trattati per scopi legittimi di tutela dei minori, legali, normativi e operativi e possono essere condivisi con persone, autorità o agenzie di protezione dei minori rilevanti quando necessario e legale.

7. Follow-up e monitoraggio

Quando è richiesto un intervento o un’azione correttiva, il DSL documenterà:

• L’azione da intraprendere.
• La persona responsabile dell’azione.
• Il calendario per il completamento.
• Eventuali accordi di monitoraggio o revisione.

Il DSL esaminerà la situazione a intervalli appropriati per garantire che:

• Qualsiasi rischio identificato sia stato adeguatamente mitigato.
• Le azioni concordate siano state completate.
• Il minore rimanga al sicuro.
• Venga intrapresa qualsiasi ulteriore azione necessaria.
• Vengano tratte lezioni per aiutare a prevenire il verificarsi di situazioni simili in futuro.

Ove appropriato, le procedure di tutela dei minori, le linee guida per il personale, la formazione o gli accordi di monitoraggio possono essere rivisti e aggiornati a seguito di un reclamo o di una preoccupazione.

8. Esito e comunicazione

Una volta che la questione è stata valutata e, ove appropriato, indagata, il DSL determinerà l’esito e qualsiasi ulteriore azione richiesta.

Il reclamante riceverà normalmente un aggiornamento o un esito appropriato. Tuttavia, Callan Online potrebbe non essere in grado di divulgare determinate informazioni quando ciò:

• Violerebbe la privacy o la riservatezza di un’altra persona.
• Pregiudicherebbe un’indagine.
• Interferirebbe con il lavoro della polizia, dei servizi sociali per l’infanzia o di un’altra autorità.
• Creerebbe un rischio per la tutela dei minori.
• Sarebbe contrario alla legge applicabile.

Il DSL garantirà che l’esito finale e qualsiasi azione di follow-up siano documentati.

9. Situazioni di emergenza

Se si ritiene che un minore sia in pericolo immediato, i servizi di emergenza appropriati devono essere contattati senza indugio.

Il DSL o il DDSL devono quindi essere informati il prima possibile.

10. Conoscenza di questa Procedura

Tutti gli insegnanti e i membri del personale di Callan Online saranno informati di questa Procedura per reclami e segnalazioni in materia di tutela dei minori nell’ambito delle loro responsabilità di tutela dei minori.

Tutto il personale e gli insegnanti pertinenti dovranno familiarizzare con e rispettare la Politica di tutela dei minori, le Procedure di tutela dei minori e la Procedura per reclami e segnalazioni in materia di tutela dei minori di Callan Online.

 

Contatti per la tutela dei minori

Responsabile della Tutela dei Minori (DSL)

Nome: Cecilia León
Telefono: +34 661344730
Email: cecilia.leon@callan.co.uk

Vice Responsabile della Tutela dei Minori (DDSL)

Nome: Gavin Best
Telefono: +44 7931941688
Email: gavin.best@callan.co.uk